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人事档案丢失,企业应当承担责任!

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企业有一职工准备离职,双方也已协商好劳动合同解除条件,但等双方办理相关离职手续时,人力资源部人员发现,该职工的人事档案竟然遗失,企业和职工焦急万分对于人事档案到底该怎么办呢?

人事档案

鉴于以上,小编查询并梳理我国相关法律、法规以及司法裁判案例,从以下几个问题出发,提醒职工在企业丢失人事档案时,应当如何合理合法的维护自己的合法权益?

一、保管、转移人事档案是企业的法定义务。

根据《人事档案办理办法》、《企业职工档案管理工作规定》我国的个人的人事档案的权属为国有,企业和个人对人事档案均不享有民法上的所有权,对人事档案也无占有、使用、收益、处分的权利。用人单位对人事档案的占有也只是暂时的,要根据规定进行流转和移交。妥善、完整地保管劳动者的档案并按照规定转移档案是用人单位应当履行的法定义务。

《中华人民共和国劳动合同法》第五十条第一款规定:“用人单位应当在解除或者终止劳动合同时出具解除或者终止劳动合同的证明,并在十五日内为劳动者办理档案和社会保险关系转移手续”。

再次明确了企业转移人事档案的最长不超过15日,企业不能无限期拖延转移档案时间,耽误劳动者寻找新的工作。

二、人事档案丢失将给职工带来哪些负面影响?

人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色,它是一个人身份、学历、资历等方面的证据,与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩,具有法律效用,是记载人生轨迹的重要依据,起着凭证、依据和参考的作用,在个人转正定级、职称申报、办理养老保险等相关证明时,都需要使用档案。在职工退休的时候还可能会造成无法办理退休手续或者无法享受养老保险待遇,届时造成的损失将是难以估计的。


人事档案

三、企业将职工档案丢失,企业应当承担什么样的法律责任?

最高人民法院在《关于人事档案被原单位丢失后当事人起诉原用人单位补办人事档案并赔偿经济损失是否受理的复函》(【2004】民立他字第47号)中认为:存档案的企事业单位,违反关于妥善保存档案的法律规定,丢失他人档案的,应当承担相应的民事责任。档案关系人起诉请求补办档案、赔偿损失的,人民法院应当作为民事案件受理。

因此可见,用人单位承担的责任是:补办档案、赔偿损失的民事侵权责任。

关于补办档案的责任。笔者认为补办档案属于《民法通则》第111条规定的“采取补救措施”范畴,也可视为《民法总则》第179条规定的“恢复原状”的承担民事责任的方式。司法实践中,档案如果能够补办的,人民法院应当支持补办档案的诉讼请求。确实无法补办的,则属于履行不能,人民法院不应支持补办档案的诉讼请求,但可以判决加大赔偿数额,以平衡劳动者的合法权益。

通过粗略搜索,判决用人单位补办劳动者的档案的占据小部分,原因在于有的档案用人单位确实无法补办,譬如学历证书、入伍登记材料等,但加大用人单位的赔偿责任。

关于赔偿损失的责任。由于档案丢失的后果具有多样性,可能造成工资、福利、保险的损失,还有可能造成再就业的不便。也有可能造成劳动者与用人单位发生有关工资、保险、福利等劳动争议。实践中,能够计算损失的,法院则按照计算的损失判决用人单位赔偿。无法计算损失的,则酌定一定的经济损失。

小编检索了一些司法裁判文书,发现实务操作中酌定赔偿几万元的占据主流,但也有个别支持10多万经济损失的裁判案例,法院主要根据当事人的举证的合理性,酌情裁判造成的实际损失数额。

四、律师提醒:诉讼时,应当注意的法律风险。

1、明确管辖,人事档案资料遗失纠纷不属于劳动争议,劳动者不需要劳动仲裁前置程序,可以直接向基层法院提起诉讼;

2、需要明确列明:要求企业补办档案的诉讼请求,对于档案遗失最好的解决办法是通过各方努力将档案重新建立起来,故,提醒切忌忘记该项诉讼请求;

3、在与单位协商无果后,及时提起诉讼,引起诉讼时效中断或重新起算,避免诉讼时效经过,引起不必要的麻烦。

如有人事档案丢失的伙伴们,切勿心急,如商量无果,就拿起法律武器保护自己!


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